Trouver un espace qui s’adapte à votre événement

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un centre des congrès 

Organiser un événement n’est pas toujours chose aisée et surtout lorsqu’il s’agit de trouver un espace adapté aux circonstances et au contexte de l’événement. C’est dans cette optique qu’œuvre le centre de convention qui est à la fois un centre des congrès et un centre de conférences. Les salles proposées varient selon la demande du client et les attentes de ce dernier.

Espace pour un séminaire

Il est toujours important d’organiser des brainstorming ou autre, notamment pour les entreprises. Le centre de convention à Lausanne permet de créer un espace adéquat pour les sociétés, et cela, peu importe l’effectif, et/ou le contexte dans lequel l’entreprise souhaite faire son séminaire. Ces salles sont disponibles au niveau « Garden ». L’espace est modulable grâce à l’option « Dorma » : un système de parois coulissantes. Cela signifie qu’il est possible de créer une grande salle comme subdiviser cette salle en plusieurs indépendantes. Il est à noter que l’espace peut comporter jusqu’à 17 salles indépendantes. Les baies vitrées faisant une hauteur de 4 mètres de haut offrent un espace éclairé et les places peuvent varier de 30 à 280, selon les besoins.

Espace pour une conférence

Que ce soit dans le cadre d’une entreprise, d’une université ou autre, les conférences constituent toujours un événement important. Les divers espaces notamment les auditoriums B et C permettent d’adapter la taille de la salle avec le nombre de personnes conviées, tout comme dans l’espace « Garden » avec l’option « Dorma ». Des avancées technologiques dernier cri en matière d’audiovisuel sont mises à la disposition des clients afin qu’ils puissent offrir un contenu de qualité aux personnes qui viennent dans le cadre de cette conférence. De plus, il est à noter que chaque salle a sa disposition, un espace de restauration et d’exposition qui peut être modulé selon les envies et les attentes du client. Les grandes baies vitrées permettent de faire entrer la lumière du jour et donc offrent un endroit convivial et lumineux, propice aux échanges. N’hésitez pas à envisager l’usage de navettes VIP.

Centre des congrès

En plus d’être un centre de conférences, le centre de convention à Lausanne est aussi un centre de congrès. Effectivement, des congrès de toutes tailles et d’envergure nationales comme internationaux siègent à cet endroit chaque année. De ce fait, plusieurs espaces sont mis à la disposition des clients, dont trois auditoriums bâtis sur 3500 m² modulables et aménageables selon les besoins et attentes. Il est possible de créer plusieurs salles indépendantes. Il est à noter que la présence des baies vitrées d’une hauteur de 4 mètres permet de faire entrer la lumière du jour dans tout l’espace dédié au congrès. De plus, le chauffage se fait à l’aide de façade photovoltaïque à base de cellules à colorants : l’eau du lac est utilisée de ce fait afin de réguler le chauffage dans tout le centre.

3 conseils pour être sûr de choisir le bon lieu pour son événement

Choisir le bon emplacement pour un événement est une tâche difficile et délicate. Il arrive souvent de visiter un grand nombre de salles, d’espaces de toutes sortes, aux caractéristiques également très différentes les unes des autres. Dans ces cas-là, on se retrouve, comme chaque fois que l’on doit prendre une décision importante et que le choix est vaste, coincé dans un état d’indécision qui menace de nous faire perdre un temps précieux. Est-il préférable de choisir un lieu extravagant, avec un style unique et un lustre géant qui laissera tout le monde sans voix, mais sans espace dédié au stationnement, ou une salle simple, sans fioritures et même un peu « ennuyeuse », mais avec un grand parking privé pour les invités ? Cette question, parmi d’autres, taraude ceux qui ont la tâche de choisir le cadre dans lequel se déroulera un événement d’entreprise. Si vous vous trouvez dans cette situation, essayez de vous orienter grâce à ces trois conseils simples.

Localisation : d’où viennent les participants à l’événement ?

A quoi sert un événement ? Cette question appelle évidemment une pluralité de réponses, mais il existe une définition qui rassemble le plus petit dénominateur commun. Un événement, quelle que soit sa nature, sert à garantir qu’un certain nombre de personnes se trouvent physiquement au même endroit au même moment. La raison de l’organisation d’un événement est qu’il existe des interactions humaines qui ne peuvent avoir lieu que dans ces conditions. Cela signifie que vos invités, où qu’ils se trouvent, devront prendre la route et se rendre à l’endroit désigné. Maintenant, en supposant que les participants à votre événement ne vivent pas tous ensemble dans une grande commune, il est tout à fait inévitable que pour certains le trajet soit plus court que pour d’autres. Votre travail, lorsque vous choisissez un lieu, est de vous assurer que vous nivelez les disparités autant que possible, surtout si vos invités viennent de différentes villes ou même de différents pays. Une première sélection peut donc être effectuée en excluant les lieux trop éloignés pour la plupart des participants. Bien sûr, il est impossible d’en trouver une qui soit exactement « à mi-chemin » entre toutes, mais il est possible d’identifier une zone qui ne détermine pas de disproportions excessives dans le temps de trajet.

Capacité : pourquoi semble-t-elle toujours trop faible ?

Il n’est certainement pas nécessaire de préciser que le lieu choisi pour un événement doit pouvoir accueillir physiquement les participants attendus. Les personnes qui ne sont pas familières avec l’organisation d’événements peuvent toutefois trouver étranges les chiffres que les lieux destinés à l’entrée du public revendiquent comme leur « capacité ». S’il vous est déjà arrivé d’inspecter un lieu et de demander sa capacité, la première chose que vous avez probablement pensé est que le chiffre qui vous a été donné était remarquablement approximatif par défaut. « 90 personnes ? Mais il suffit de regarder cette pièce pour voir qu’il y en a au moins 150 qui peuvent y entrer ! ». Toutefois, les indications de capacité ne doivent pas être sous-estimées, car les calculs sont effectués non seulement sur la base du nombre de personnes que vous pouvez faire entrer dans une pièce, mais aussi sur l’éventualité que ces mêmes personnes devront évacuer la pièce rapidement et en toute sécurité. Il existe des règles précises à cet égard, qui doivent être respectées. Il est très dangereux de céder à la tentation d’accepter un lieu qui prétend avoir une capacité moindre et d’essayer ensuite de l’utiliser pour un événement surdimensionné. Si vous ne pouvez pas vous offrir un lieu suffisamment grand pour accueillir en toute sécurité le nombre d’invités que vous avez budgété, cela signifie qu’il est temps de réduire la taille de votre événement ou de diminuer d’autres coûts.

Services supplémentaires

Les services supplémentaires sont payants, toujours. Que ce soit le lieu qui les fournisse, qu’il faille les louer ou les acheter à des tiers, tout ce qui sert à rendre l’événement plus intéressant l’événement aura un coût. Qu’il s’agisse de matériel audiovisuel, de connexion wi-fi, de restauration ou de mise en scène, vous pouvez être sûr que chaque élément sera proposé à un prix économique par celui qui le fournit. Il est essentiel de tenir compte de cette prémisse lors du choix de l’emplacement, car cela vous permet de comprendre ce sur quoi vous pouvez économiser. Si un lieu propose un forfait unique incluant tous les services supplémentaires, il y a de fortes chances que vous vous retrouviez à payer pour quelque chose que vous n’utilisez pas. Évaluez les prix de lieux similaires offrant différents services afin de choisir celui qui ne propose que les extras dont vous avez besoin. En revanche, ne vous laissez pas tenter par la « formule de base » si vous devez ensuite fournir vous-même tous les extras, car le coût final risque d’être beaucoup plus élevé. La solution idéale est constituée par des structures qui permettent une utilisation modulaire de l’espace, adaptable aux besoins spécifiques du client.